Erstellen von Dokumenten: HowTo & Best Practices

Für das Vorgehen bei der Erstellung umfangreicher Dokumente haben sich zwei mögliche Strategien bewährt:

  1. Erst das Schreiben, dann das Aufhübschen.
  2. Erst das Layout, dann der Inhalt.

Beide Vorgehensweisen haben ihre Vor- und Nachteile. Am Ende ist die Entscheidung für oder gegen einen Prozess meist eine Frage der persönlichen Arbeitsweise. Je nachdem ob man mit anderen bei der Dokumenterstellung zusammenarbeitet, hat man mehr oder weniger Kontrolle über die Wahl eines Vorgehens. Allerdings ist es in jedem Fall hilfreich, die Optionen abzuwägen und einzuschätzen bevor man das eigentliche Schreibprojekt beginnt.

A. Man startet mit dem Text & erstellt das Layout hinterher.

  1. Man tippe den Text anfangs in einen einfachen Texteditor oder ein ganz einfaches Textverarbeitungsprogramm, bspw. TextEdit, WordPad o.ä.
  2. Nach Fertigstellung des Textes überträgt man – bei nun voller Konzentration auf das Layout – den Text in ein DTP-Programm oder eine andere, umfangreichere Anwendung zur Textgestaltung.
  3. In dieser Anwendung erfolgt dann die Formatierung des Textes.

Vorteile

  • Man konzentriert sich während des Schreibens des Papiers nur auf die inhaltlichen Aspekte der Arbeit und beginnt nicht mit Schriftarten, Hervorhebungen, Seitenrändern etc. herumzuspielen.
  • Wer schnell abgelenkt ist, findet in Textprogrammen, die den Vollbildmodus unterstützen (z.B. WriteRoom, Dark Room, Ommwriter), Hilfe gegen die Verlockungen des Internets.
  • Einfache Textdateien sind sehr kompakt, lassen sich auf jedem System bearbeiten, öffnen und sichern. Die Backup-Dateien sind klein und übersichtlich.
  • Wenn man die Vorlage erstellt, weiß man bereits, was für Elemente man im fertigen Dokument benötigt. So müssen nur die Formatvorlagen für Textelemente angefertigt werden, die auch wirklich im Dokument vorkommen.
  • Das Suchen & Ersetzen von Phrasen und Text ist i.d.R. deutlich einfacher in Texteditoren zu bewältigen.
  • Die Zeit in der das Layout erstellt und der Text gestaltet wird, ermöglicht eine Pause vom Schreibprozess. Man gewinnt Abstand vom Inhalt und kann sich hinterher mit anderer Perspektive in die Korrekturphase begeben.

Nachteile / Gefahren

  • Allzu spartanische Programme bieten u.U. nicht alle Routinen, die man zum Schreiben benötigt. Während des Arbeitens kann man womöglich nicht von Querverweisen, Fußnoten, Seitenzahlen, Kommentarmöglichkeiten und anderen komfortablen Funktionen einer vollen Textverarbeitung Gebrauch machen. (Allerdings ist das für Essays und erste Hausarbeiten auch oft gar nicht notwendig.)
  • Tabellen, Graphiken usw. lassen u.U. nur als Platzhalter einfügen (»Hier Bild xy einsetzen«).
  • Wenn man die Arbeit mit Textdateien nicht gewohnt ist, kann eine umfangreiche Textdatei in ihrem relativ strukturlosen Aussehen dazu führen, dass man sich verzettelt oder im Dokument verliert. Abhilfe schaffen Texteditoren mit der Möglichkeit Bookmarks, Merkstellen u.ä. einzufügen (z.B. TextWrangler).
  • Je nach Anwendungsprogramm hat man keine visuelle Kontrolle wieviele gedruckte Seiten man bereits produziert hat.

B. Man startet mit dem Layout & schreibt den Text in die fertige Vorlage.

  1. Man erstelle zunächst eine komplette Formatvorlage für die eigenen Bedürfnisse: Randeinstellungen, Zitateinrückungen, Schriftarten, Titelblatt, Fuß- oder Endnoten, Kopfzeilengestaltung, Verzeichnisse, Listen, usw. – alles nach eigenem Gusto oder den Vorgaben der jeweiligen Einrichtung. Alternative: Man lädt sich eine entsprechende Layoutvorlage aus dem Internet herunter und passt diese ggf. an.
  2. Man tippe den Text in die fertige Formatvorlage und zeichne die Textabschnitte (Fließtext, Überschrift, Zitat, usw.) während des Schreibens aus.

Vorteile

  • Es wird sofort ersichtlich wie das fertige Dokument aussieht. Kontrollausdrucke zeigen den Text, wie er am Ende in der Arbeit zu sehen ist.
  • Man hat eine optische Kontrolle darüber wieviele tatsächliche Dokumentseiten bereits geschrieben sind.
  • Tabellen, Bilder etc. lassen sich direkt einfügen.
  • Während des Arbeitens und der Auszeichnung stehen Gliederungsansichten und Verzeichnisse zur Verfügung.

Nachteile / Gefahren

  • Die Vermischung von Layout- und Schreibprozess (da work in progress) führt häufig zum unproduktiven Herumspielen mit den Möglichkeiten der Textverarbeitung jenseits der Notwendigkeiten, wobei inhaltliche Aspekte in den Hintergrund treten.
  • Aus formatierten Dokumenten können u.U. korrupte Dokumente werden.
  • Die Dateien können u.U. bei Kompatibilitätsproblemen nur mit dem Programm bearbeitet werden, indem sie auch erstellt wurden.
  • Backupdateien formatierter Dokumente sind größer als reine Textdateien.
  • Die fertig formatierten Kontrollausdrucke können einen falschen Eindruck vom unfertigen Manuskript erwecken. Dies kann zur Folge haben, dass die Korrekturphase nicht mit der notwendigen Sorgfalt angegangen wird, weil das Dokument schon »so gut wie abgabereif« aussieht.

Details & meta

Sat, 19/03/2011 - 19:58