Textverarbeitungen im Produktiveinsatz: Best Practices & Lessons Learnt

Nach sechs Jahren in textorientierten Studiengängen und vier Jahren der Editorentätigkeit habe ich gewisse Erfahrungswerte für den Einsatz von Textverarbeitungsprogrammen sammeln können. Der folgende Blogpost wird einige meiner Erkenntnisse zusammenfassen.

Die Vorschläge sind als solche zu verstehen, bewahrheiten sich aber (leider) immer wieder, insbesondere in der in der Durchsicht und Korrektur von Studienabschlussarbeiten.

Vielen Studierenden scheint es nach mehrjähriger Studienzeit immer noch an gewissen IT Grundkompetenzen im Erstellen von Dokumenten zu mangeln. Da man in geistes- und sozialwissenschaftlichen Studiengängen (oder in bestimmten Berufsfeldern) relativ viele Texte produzieren darf, ist es in jedem Fall hilfreich, sich mit einer Textverarbeitung des Vertrauens auszukennen und Routinen zu entwickeln, die nicht in Katastrophen im Copyshop kurz vor der Abgabefrist enden.

Folgende Vorschläge – unter Beachtung der Rules for Computing Happiness – haben sich in textorientierten Studiengängen und beim Erstellen von umfangreicheren Dokumenten als sinnvoll und zweckmäßig herausgestellt:

Finde die eine Textverarbeitung. Das wird das Anwendungsprogramm sein, mit dem Du zurecht kommst und welches außerdem Deinen Ansprüchen genügt. Vergleiche verschiedene Kandidaten, falls Du noch keine Textverarbeitung für Deine Ansprüche beherrschst oder gefunden hast.

Kenne Deine Textverarbeitung! Deine Textverarbeitung ist (wahrscheinlich) ein komplexes Anwendungsprogramm, welches man kennenlernen muss. Das erfordert eine Vorabinvestition in das Erlernen der Bedienung, der Besonderheiten usw.

Ein Dokument, eine Textverarbeitung. Du sollst – im Normalfall – nur mit einer Textverarbeitung(sversion) an einem Dokument arbeiten; d.h. nicht ohne Not mit mehreren Programmen am gleichen Dokument frickeln. Ausnahmen kann es immer geben.

Du sollst Deine Textverarbeitung nicht für falsche Zwecke missbrauchen! Die Textverarbeitung unterstützt den Umgang mit Text. Sie malt keine Graphiken, ist nicht zum Aufbewahren oder Beschriften von Bildern gedacht und auch kein DTP-Programm. Der Anwendungsfall sollte das Werkzeug bestimmen – nicht umgekehrt!

Backups! Backups! Backups! Du sollst immer mindestens zwei aktuelle Backups vorrätig halten, die da ruhen auf separaten Datenträgern. Beispielsweise kann eines der Backups in der DropBox weilen, während ein Zweites jeden Abend an die eigene Emailadresse geschickt oder auf einen USB-Stick verschoben wird.

Du sollst keine experimentellen Dateiformate benutzen! Setze auf bewährte – am besten: offene – Dateiformate, die nicht mit einer Software sterben!

Ehre Deine Textverarbeitung indem Du Formatvorlagen nutzt! So wird sie Dir ein treuer Dokumentöffner und Textverarbeiter sein. Formatvorlagen, – auch Stilvorlagen, Layoutvorlagen, Stylesheets oder Templates genannt – ermöglichen die Trennung von Layout (Format) und Inhalten (Text) im Dokument. Die Trennung von Aussehen und Inhalt eines Dokumentes hilft nicht nur bei der Dokumenterstellung, sondern kann auch Verhindern dass umfangreiche Dokumentdateien beschädigt werden. Stichwort: Korrupte Dateien.

Vermeide Inkonsistenzen! Was Du über ein entsprechendes Menü einfügen kannst, solltest Du auch so einpflegen. Dazu muss man die Menüs allerdings kennen. Nutze Zeichen-, Seiten-, Absatzvorlagen usw., sowie per Menü oder Tastaturkürzel eingefügte Seitenumbrüche, Fußnoten, Endnoten, Querverweise, Seitenzahlen, etc. Nutze Formatvorlagen für die Auszeichnung / Gestaltung von allen im Dokument enthaltenen Elementen: Fließtext, Fußnoten, Tabellen, Bilder & Graphiken, Beschriftungen, Überschriften, Zitate, Titelseiten, Verzeichnissen, usw.

Du sollst Bilder nicht ins Dokument kopieren! Bilder sollten nicht als solche ins Dokument kopiert oder verschoben, sondern als Bild-Datei eingebunden und referenziert werden. Die meisten Textverarbeitungsprogramme bieten einen speziellen Menüpunkt für diese Aufgabe.

Wer A sagt, muss auch B sagen! Ein Gliederungspunkt 3.1 braucht einen folgenden Gliederungspunkt 3.2. Ein Teil A braucht mind. noch einen Teil B, usw.

Verwende bedingte Trennzeichen! Kenne ein Mindestmaß an Typographie! Ein Gedankenstrich (»–«) ist kein Bindestrich (»-«). Je nach Sprache, in der das Schriftstück verfasst wird, gelten andere Anführungszeichen, Regeln für Satzzeichen usw. Im Internet kursiert ein erhebliches Maß an Typographiekunst, Wissen und Kennenlernmöglichkeiten.

Verwende konsistente Hervorhebung, falls notwendig! Vermeide den gleichzeitigen Einsatz von Unterstreichungen, fetten Schriftschnitten und kursiv Stellung. Vermeide Unterstreichungen zur Hervorhebung von Text.

Nimm Deine Leser ernst! Vermeide Schriftarten wie Comic Sans MS o.ä. in offiziellen Dokumenten.

Alles hat seine Zeit. Verwende die automatische Silbentrennung & Rechtschreibprüfung während der Eingabe erst in der Korrekturphase.

Benutze die Textverarbeitung nicht wie eine Schreibmaschine! Z. B. indem Du so lange die Entertaste drückst, bis Du auf die neue Seite gelangst, oder so lange Leerzeichen / Tabulatoren einfügst, bis der Cursor an die gewünschte Stelle rückt. Für solche Gelegenheiten gibt es manuell, d.h. via Menü einzufügende Umbrüche u.ä.

Blende bei der Arbeit die Steuerungszeichen ein, die Zeilenenden, Tabulatoren u.ä. markieren.

Verwende zusätzlich zur aussagekräftigen Dateibezeichnung Versionsnummern, die anzeigen auf welchem Stand das Dokument ist, bspw. »Dokumentname_2011-03-20«.

Füge in das Dokument sich automatisch aktualisierende Felder ein, bspw. für Datums- & Uhrzeit-Angaben, evtl. den letzten Ausdruckszeitpunkt und / oder den Dateipfad zum Dokument. So behältst Du den Überblick über verschiedene Versionen, Ausdrucke, Backups usw. Fußzeilen eigenen sich besonders für diese Informationen.

Nutze die Möglichkeiten Deiner Textverarbeitung zur Arbeitserleichterung! Kenne Tastenkürzel oder richte – wenn möglich – welche ein; nutze – falls vorhanden – ein Anzeigelayout für den Bildschirm (je nach Geschmack in unterschiedlichen Hintergrund- und Textfarben, Anzeigeschriftarten etc.) und ein Drucklayout für Ausdrucke.

Markiere 'Baustellen' im Text so, dass sie in jedem Fall z.B. mit der Suchen-Funktion einfach wieder aufzufinden sind, bspw. durch »xxx« oder »???« o.ä.

Nutze ggf. eine Literaturverwaltungssoftware, die mit Deiner Textverarbeitung zusammenarbeitet. Software wie Zotero, Mendeley, JabRef, BibDesk, Sente, Papers uvm. helfen, den Überblick über Zitate, Quellen und Artikel zu behalten und unterstützen Dich außerdem beim Zitieren, Verweisen und Belegen. An anderer Stelle gebe ich Tipps & Hinweise zur Wahl des passenden Literaturverwaltungswerkzeugs.

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Sat, 19/03/2011 - 21:57